N-INS 8. IS pro řízení
Zadání: Definice, charakteristické rysy, typy struktur. Management organizace - organizace jako otevřený system, styly řízení, principy formování organizace, principy vnitřního řízení. Globální charakteristiky vlastností organizace.
Vypracování
Definice
Informační systém orientovaný na řízení podniku na taktické úrovni, která zahrnuje ekonomická, organizační a obchodní hlediska. Značně standardizovaná a vhodná pro řadu podniků.
IS - systém vzájemně propojených informací a procesů, které s těmito informacemi pracují
procesy - funkce, které zpracovávají informace do systému vstupující a transformují je na informace ze systému vystupující.
informace - data sloužící pro rozhodování a řízení systému
Charakteristické rysy
kopíruje funkce organizace, ne její morfologii
propojuje více úseků (finance, dodávky, HR)
Vlastnosti kvalitního IS pro řízení s maximální výkonností
Musí obsahovat nutné informace, které uchovává, analyzuje a s potřebnou rychlostí předává procesům. Dané informace se týkají zejména vlastní činnosti firmy jako je výroba, evidence zákazníků, zásob, zaměstnanců, finance, stav a vývoj vlastních výrobků.
Musí obsahovat informace o konkurenci, světovém trhu, trendech výroby, optimalizaci výrobních procesů, o místech působnosti firmy, o strategických cílech a podobně.
Musí obsahovat moduly pro zjednodušení a urychlení výroby, čímž je míněno hlavně urychlení a zefektivnění návrhu výrobků, technologická příprava výroby a její řízení.
Musí umožňovat rychlou komunikaci pracovníků firmy, jednotlivých pracovních úseků, ale musí také zahrnovat komunikaci se světem.
Musí umožňovat z dostupných informací zpracovávat cíle a strategie firmy, koordinovat činnost různých procesů a tím přispívat k zefektivnění činnosti firmy.
Musí nabízet rychlou komunikaci se zákazníkem přes počítačovou síť.
Musí obsahovat další nutné moduly k vedení firmy jako jsou statistiky, mzdy, účetnictví, kompletní personalistika, sklad, oblast manažer – marketing, výroba a další.
Typy struktur
Primární IS (TPS)
prvotní záznamy dat produkovaných procesy ve firmě
neslouží k manažerskému pohledu
spíše spousta programů, než IS (neumožňují analytický pohled)
Sekundární IS
MIS (manažerské)
IS pro operativní řízení podniku (účetnictví, sklad)
agregace dat a reportování
udržují historická data, vážící se k současnému stavu (např. reklamace)
založena na integraci procesů ve třech základních liniích:
Obchodně logistická – nákup, prodej, materiálně technické zásobování (MTZ), sklady a přeprava.
Finančně účetní – hlavní kniha, závazky, pohledávky, controlling (nákladové účetnictví), majetek, pokladna, práce a mzdy (PAM) a finanční řízení.
Průřezová – celopodnikový charakter – organizace a správa, řízení lidských zdrojů, marketing, legislativa a jakost.
EIS (exekutivní, řídící)
Orientováno na strategické řízení podniku. Získává data z TPS (produkční systémy) a MIS a z externích informačních zdrojů (bankovní informace, burzovní informace, informace o průzkumech trhu, o nových patentech, tiskových agentur atd.)
u základních dat vytváří strukturovaná a vysoce agregovaná data
problém s granularitou dat
výstupy z EIS slouží jako podklady pro strategická rozhodnutí členů vrcholového managementu.
zaměřeny na delší časový úsek, a to jak do budoucnosti tak do minulosti. Důvodem je vysledování vývojových tendencí.
Pro tvorbu EIS se využívají specializované softwarové nástroje, které pracují tzv. OLAP technologií (On-Line Analytical Processing) ⇒ n-dimenzionální tabulky (sledované ekonomické ukazatele, čas, další zvolené pohledy managementu na sledovanou realitu).
Příkladem použití může být např. sledování vývoje zisku podle jednotlivých výrobků a jednotlivých oblastí (teritorií) v čase.
Management organizace
Organizace jako otevřený systém
Na organizaci se budeme z pragmatických důvodů dívat jako na otevřený systém. Jde o systém plně napojen na své okolí (prispůsobení vplyvom, kt. nedokáže ovlyvnit a působení na ostatní). Bude charakterizován následujícími prvky:
vymezení hranic organizace
smysl existence a cíle organizace, poslání podniku
výstupy organizace (produkty, služby, know-how)
jak dosáhnout výstupů - transformační proces (vstupy ~> výstupy)
vstupy (materiální, informace, peníze)
zpětná vazba (kladná i záporná)
okolní vlivy na organizaci (např. jiné organizace)
reakce podniku na vstupy z jeho okolí – přizpůsobení vlivům, které nemůže ovlivnit, působení na vlivy, které ovlivnit může
interakce s okolím ⇒ otevřený systém existuje, dokud interaguje s okolím tvořeným dalšími systémy
Styly řízení organizace
demokratický (metoda vzájemného přizpůsobování)
každý ví, co má dělat, ale ne vždy ví, co dělá soused ⇒ když narazí na něco, co dělá soused ⇒ přizpůsobení spolupráce
lidé mají vlastní zodpovědnost (nadřízený neví o všech věcech)
autoritativní systém
standardizovaný proces
řízení standardizovaným výstupem
liberální až ad-hoc
Formovanie ogranizácie je celoorganizačná snaha zvýšiť efektivitu alebo dosiahnuť strategických cieľov
Zde jsou zmíněny dvě základní technologie, jejichž prostrednictvím v praxi dochází k formování organizací, a to:
STS
Za rohodující pro úspěch považuje sociální aspekty a technické faktory.
Základem metody je sladění tří složek transformačního procesu:
technologické,
individuální,
skupinové.
Hlavní nevýhodou STS je však fakt, že ve své podstatě neřeší vztahy k okolí dané organizace.
Charakteristiky procesu budování organizace
Nespecifikovat nic víc, než je nutné. Precizuje se, co se má udělat a ne, jak se to má udělat.
Identifikovat, co je kritickým faktorem pro úspěch.
Řízení odchylek. Odchylky od ideálního procesu musí být řízeny na tom místě, kde vznikají. To dělá jednotlivé pracovníky zodpovědné za technologický proces a manažery až za celkovou koordinaci tj. za úkoly blíže hranicím systému.
Každý člen systému musí mít více dovedností (zamítá se úzká specializovanost na určitý druh práce).
Správné vytyčení hranic oddělení (role, které jsou vzájemně závislé, by měly být v jednom oddělení). Kritéria:
technologická (na oddělení),
teritoriální (na pobočky),
časová (patří sem i dělení na základě událostí).
Tok informací: informační systém musí poskytovat informace přímo na ta místa, kde jsou zapotřebí a minimálně zkreslené.
Jak dosáhnout výsledků: sladit cíle organizace s cíli pracovníků.
Zpětná vazba: samoregulace.
OSP
V každém okamžiku budování se ptáme na okolí nejen jako celá organizace, ale i jako jednotlivé elementy této organizace. Vždy se soustředíme na rozhraní s okolím a z něj vycházíme. Při jeho budování existují dva možné základní postupy.
Postup návrhu zevnitř ven:
Prověření okolí
Určení směru – strategie
Analýza technologických procesů
Strukturalizace
Popisy činností - na hlavní technologické linii
Popisy činností - na podpůrných liniích
Návrh managementu
Návrh doplňujících systémů:
personálního
informačního
oceňování práce, výkonů
Popis návrhu zvenku dovnitř:
Systematické prověřování okolí (potřeby okolí) - definice hranice organizace (co by organizace mohla okolí poskytnout)
Analýza produktů a těch procesů, které ty produkty poskytují
Nasměrování ke strategickým cílům
Definice hranice zodpovědnosti (co vzniká „na náklady“ organizace a co „na náklady“ jejího okolí)
Definice hranice zodpovědnosti, rozhodovacích pravomocí a vykonávaných činností pro jednotlivá oddělení
Popis činností na hlavní ose (přiřadit lidi k činnostem směrem od hranice dovnitř) - zpětně po technologickém postupu
Popis činností pro podpůrné aktivity včetně přiřazení lidí, jako v bodě 6.
Návrh informačního systému
Návrh vnitřního řízení organizace
Řešení otázky náboru lidí, školení a tréninku
Celková revize návrhu systému „zevnitř ven“
Principy vnitřního řízení
Co má být splněno, aby systém fungoval jako celek?
CO je naše poslání (primární proces)
JAK lépe poslání naplňovat (technický rozvoj)
S KÝM práci děláme (personální oddělení)
ZA KOLIK - finanční řízení
S ČÍM A KDE práci děláme
CO VÍME O SOUVISLOSTECH = IS
1. Základním principem řízení je „organizace založená na informacích“. Proto je dobrá organizační struktura velmi plochá: vedoucí manažer koordinuje manažery jednotlivých oddělení a manažery projektů; ti koordinují pracovní skupiny - stálé nebo dočasné - složené z jednotlivých pracovníků, často „sólistů“, tj. specialistů v oborech předmětu podnikání společnosti. Další vztahy nadřízenosti - podřízenosti se nevytvářejí.
2. Organizace funguje na principu „orchestru“: všichni hrají podle stejných „not“ (organizační a řídící normy) a každý pracovník zná svůj „part“. Všichni se řídí dohodnutými strategickými cíli, a z nich managementem rozpracovanými záměry.
3. Organizace založená na informacích není liberální: existuje v ní kázeň. Vyžaduje silné a rozhodné vedení, „prvotřídního dirigenta orchestru“ a na všech úrovních náročné perfekcionisty. Management respektuje výkon druhých, ale vyžaduje sebekázeň a zodpovědnost.
4. Dalším principem je orientace na kvalitu: všichni manažeři v prvé řadě odpovídají za kvalitu veškerých aktivit jim svěřených oddělení nebo týmů; organizace založená na informacích může fungovat pouze tehdy, když každý jednotlivec a každá pracovní skupina akceptuje svou odpovědnost:
za své stanovené cíle
za dodržení dohodnutých priorit
za své vztahy k okolí uvnitř i vně organizace
za veškerou komunikaci s okolím uvnitř i vně
5. Základním principem oceňování je transparentnost přínosů od jednotlivých jednotek a přímo úměrné odměny těmto jednotkám.
Globální charakteristiky vlastností organizace
Hlediska (posuzování vlastností z různých hledisek) [SWOT]:
Předměty
FI:PV045 Management informačního systému
FI:PA088 Systémy integrovaného managementu
Použité zdroje
- ŠMÍD, Vladimír. PV045 –- Management informačního systému : materiály k přednášce. Dostupné z WWW: http://www.fi.muni.cz/~smid/managis.html
- ŠMÍD, Vladimír. DP Management informačního systému MU. 1995. PDF
- Strategický management, neznámý původ. DOC
Kam dál?
Otázka č. 9 se týká obdobné problematiky: mgr-szz:in-ins:9-ins
ŠMÍD, Vladimír. DP Management informačního systému MU. 1995. PDF
Info k otázce
Vypracoval: nejmenovaný absolvent
Doplnil a zpracoval pro wiki: Dalibor Toth
Hotovo.
Kontakt: 208335(at)mail.muni.cz